ĐẶT VẤN ĐỀ

            Trong những năm gần đây, hệ thống quản lý thư viện tích hợp đã được ứng dụng, triển khai tại nhiều thư viện Việt Nam, góp phần quản lý thư viện hiệu quả. Tuy nhiên, với sự thay đổi nhanh chóng của các sản phẩm công nghệ, các phần mềm thư viện trước đây vẫn quản lý theo phương thức truyền thống, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của các thư viện. Do đó, việc thay đổi phần mềm theo xu hướng tự động hoá, xây dựng thư viện số trong một hệ thống tổng thể là một xu hướng tất yếu đối với thư viện hiện đại. Hiện nay, có nhiều hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp do các công ty phần mềm trong và ngoài nước cung cấp đã được ứng dụng, triển khai và đem lại những lợi ích thiết thực cho việc quản lý tài nguyên, tự động hoá quy trình nghiệp vụ của thư viện tại Việt Nam. Trong số đó, KIPOS là một trong những phần mềm trong nước có nhiều lợi thế về tiêu chuẩn, tính năng và dễ sử dụng.

TỔNG QUAN

            Giải pháp phần mềm thư viện tổng thể KIPOS (Knowledge Information Portal Solution) giúp các thư viện quản lý và khai thác các nguồn tài nguyên của mình một cách nhanh chóng, dễ dàng, không quan trọng nó thuộc định dạng nào từ các dạng tài liệu truyền thống cho đến các loại tài liệu số. Trong khi các chức năng tự động hoá của thư viện cho phép quản lý hiệu quả các tài liệu truyền thống thông qua quy trình nghiệp vụ thông suốt và khả năng tích hợp với các thiết bị hiện đại nhất, thì thư viện số thực hiện bảo trì, quản lý và chuyển giao các bộ sưu tập số tới độc giả một cách dễ dàng qua giao diện Web. Ngoài ra, giải pháp cổng thông tin điện tử xây dựng một môi trường kết nối và cung cấp các dịch vụ bổ trợ tối đa cho hoạt động của thư viện cũng như độc giả.

            KIPOS đem đến cho thư viện một giải pháp tổng thể hoàn chỉnh, bao gồm:

            - Giải pháp tự động hoá thư viện (KIPOS.Automation);

            - Giải pháp thư viện số (KIPOS.Digital);

            - Giải pháp cổng thông tin điện tử (KIPOS.WebPortal).

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH

            Quản lý thư viện truyền thống

            Giải pháp Tự động hoá thư viện/Thư viện điện tử tích hợp (ILS)/Quản lý thư viện (LMS), đều để chỉ các hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác quản lý các tài liệu truyền thống: sách, báo, tạp chí, vi phim, vật liệu hữu hình… KIPOS.Automation bao gồm năm phân hệ nghiệp vụ và một phân hệ tích hợp thiết bị, để hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu truyền thống (Bảng 1).

Bảng 1. Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu truyền thống của KIPOS.Automation

            KIPOS giúp các thư viện quản lý và khai thác các nguồn tài nguyên truyền thống của mình một cách hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý thư viện KIPOS cung cấp nhiều tính năng trong một giải pháp tích hợp, hỗ trợ đắc lực trong vấn đề tự động hoá thư viện (Hình 1).

Hình 1. Quy trình quản lý tài liệu truyền thống

            Quản lý thư viện số

            Thư viện số là thư viện mà ở đố các bộ sưu tập được lưu trữ dưới dạng số và có thể truy cập bằng máy tính. Nội dung số có thể được lưu trữ cục bộ hoặc truy cập từ xa qua mạng máy tính. Thư viện số là một loại hệ thống tìm kiếm thông tin – Information Retrieval System. KIPOS.Digital khởi dựng với năm phân hệ nghiệp vụ chính và cho đến hiện tại đã có bảy phân hệ (Bảng 2). Tuy nhiên, số lượng các phân hệ có thể phát sinh do đặc thù của loại đối tượng số.

Bảng 2. Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu số của KIPOS.Digital

            KIPOS.Digital cho phép quản lý một cách hiệu quả và tiện lợi các bộ sưu tập số với nhiều công đoạn nghiệp vụ khác nhau (Hình 2).

Hình 2. Quy trình quản lý tài liệu số

            Cổng thông tin điện tử

            KIPOS.WebPortal là giải pháp phần mềm cổng thông tin điện tử thư viện, một thành phần chính trong giải pháp thư viện tổng thể KIPOS, được tích hợp trong phiên bản 3.5 năm 2012 trở lên. Dựa trên KIPOS.WebPortal, cổng thông tin điện tử cho thư viện đang được xây dựng như một trung tâm tích hợp thông tin, là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp của thư viện.

            KIPOS.WebPortal là một sản phẩm hệ thống phần mềm, được phát triển trên một sản phẩm phần mềm cổng lõi (Portal core) – LegoWeb công nghệ Web Parts (một nền tảng công nghệ chuẩn cho cổng thông tin điện tử), cho phép thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi thông tin với người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng Web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu.

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

            Hiện nay, KIPOS đang được triển khai ứng dụng tại một số thư viện (Bảng 3) và đem lại những kết quả khả quan. Trong đó, Thư viện Đại học Nha Trang là một trong những thư viện ứng dụng thành công phần mềm quản lý thư viện và trở thành một trong những thư viện hiện đại trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Năm 2009, thư viện đã triển khai đề án xây dựng thư viện hiện đại và ứng dụng phần mềm KIPOS. Sau 5 năm thực hiện đề án, thư viện đã có sự thay đổi đáng kể. Hiện nay, Thư viện Đại học Nha Trang đã lắp đặt các thiết bị tự tra cứu sách, tự mượn và trả sách mà không cần sự can thiệp của các thủ thư. Máy nhận trả sách 24/7 được lắp đặt bên ngoài của Thư viện, giúp người dùng trả sách bất kỳ thời gian nào, không lệ thuộc vào giờ làm việc của Thư viện. Thao tác trả sách tại máy rất đơn giản, nhanh và hiệu quả. Việc đưa thiết bị hiện đại vào hoạt động phục vụ bạn đọc giúp người dùng có thể chủ động ở mức cao nhất, do vậy tiết kiêmk thời gian cho sinh viên. Bên cạnh hoạt động tự động hoá giao dịch trong hoạt động phục vụ bạn đọc, Thư viện đã tiến hành số hoá nguồn tài nguyên và xây dựng thư viện số để hỗ trợ tốt nhất cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên trong trường. Điều này giúp khẳng định được vị thế của thư viện trong quá trình đào tạo của nhà trường.

            Cùng nằm trong hệ thống các trường đại học, Viện Đại học Mở Hà Nội với đặc thù là cơ sở vật chất không tập trung, mỗi khoa đào tạo có một cơ sở vật chất, thư viện được phân cấp thành Thư viện của Viện và các Thư viện Khoa, sinh viên trong trường cũng phân tán, việc quản lý hiệu quả Thư viện trở nên khó khan. Bên cạnh đó, trang thiết bị cơ sở vật chất nghèo nàn, chưa đáp ứng yêu cầu. Năm 2014, được sự quan tâm lãnh đạo nhà trường, thư viện đã ứng dụng phần mềm KIPOS và đã có những bước chuyển biến đáng kể. Chỉ trong một năm thực hiện xây dựng thư viện số, Thư viện đã tạo ta một nguồn lực thông tin lớn với hơn 14.000 bản tài liệu in, gần 1.000 tài liệu số. Giải pháp đem lại hiệu quả trong quản lý thư viện truyền thống và thư viện số chỉ trong cùng một hệ thống. Đặc biệt, khắc phục được sự chồng chéo trong quản lý trước đó, phù hợp và đem lại hiệu quả ngay cả khi thư viện bị phân tách. Hơn thế, với đặc thù Viện Đại học Mở Hà Nội là một cơ sở giáo dục đại học mở đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, hình thức đào tạo từ xa chiếm tới 60%. Chính vì vậy, nhu cầu bạn đọc cao, tuy nhiên bạn đọc lại phân tán không thuận lợi để có thể tới thư viện tra cứu, sử dụng tài liệu. KIPOS với chức năng quản lý tài liệu số đã giúp thư viện khó khăn này.

Bảng 3. Một số thư viện đã triển khai áp dụng phần mềm KIPOS

KẾT LUẬN

            Thư viện ngày nay đóng một vai trò to lớn trong quá trình đổi mới giáo dục, đổi mới văn hoá – xã hội. Trong khi công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển thì việc tự động hoá và xây dựng thư viện số là một xu thế tất yếu. Bên cạnh đó, khi mà công nghệ thay đổi từng ngày, nhiều sản phẩm phần mềm trước đây chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu và không còn phù hợp. Việc ứng dụng giải pháp tổng thể trong việc quản lý thư viện là điều cần thiết. Các sản phẩm công nghệ ra đời sau càng thể hiện sự ưu việt trong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại. Điều đó giúp các thư viện có thêm nhiều sự lựa chọn cho giải pháp phát triển phù hợp với thư viện của mình.

NGUYỄN HỒNG VINH

PHÙNG THỊ NGÂN

Công ty CP Phần mềm Quản lý Hiện Đại

Nguồn tham chiếu :https://repository.vnu.edu.vn/bitstream/VNU_123/11337/1/Ky%20yeu%20Hoi%20thao%20CDSP%20Hue%203_6_1600007.pdf