Công tác quản lý thư viện trường học truyền thống đang gặp phải nhiều vướng mắc khi xã hội càng phát triển. Cách quản lý thủ công khó có thể giải quyết toàn bộ vấn đề. Phần mềm quản lý thư viện ra đời là bước đột quá trong công nghệ quản lý thông tin thư viện trường học. Nhưng như vậy là chưa đủ nếu tất cả chỉ là những hệ thống đơn điệu, không móc nối. Việc trao đổi, tích hợp giữa các hệ thống khác nhau với thư viện tạo nên sợi dây liên kết, mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất cho các tổ chức giáo dục hiện nay. Nó đem đến những tiện ích và nguồn tri thức mà thư viện lưu giữ.

Kết nối hệ thống Phần mềm quản lý đào tạo

Để được xét và công nhận tốt nghiệp, ngoài việc sinh viên cần đáp ứng điều kiện về: tích luỹ đủ số lượng học phần và tín chỉ; điểm trung bình tích luỹ;… thì cũng cần đáp ứng các điều kiện khác như: không còn nợ sách hay các khoản phí phát sinh khi trong quá trình sử dụng thư viện, hay sinh viên đã hoàn thành việc nộp khoá luận tốt nghiệp chưa,…

Trên thực tế hiện nay việc quản lý sinh viên nộp khoá luận tốt nghiệp vẫn còn thủ công, chưa có sự liên kết giữa các bộ phận liên quan. Phòng quản lý đào tạo là nơi quản lý trạng thái sinh viên đã nộp khoá luận hay chưa còn thư viện là nơi quản lý việc nhận khoá luận của sinh viên. Như vậy, chúng ta có thể thấy hệ thống quản lý giữa 02 bộ phần này không có sự liên kết đồng bộ, gây mất nhiều thời gian cho người quản lý và người được quản lý. Do đó, việc tích hợp giữa 02 hệ thống này sẽ tăng tính chính xác và việc quản lý sẽ được nhất quán, đồng bộ.

Để quản lý được đồng bộ giữa 02 hệ thống thì cần phải có sự liên kết với nhau về dữ liệu người được quản lý là sinh viên. Như vậy, mọi thủ tục với bạn đọc sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Sinh viên chỉ cần đến thư viện và nộp khoá luận tốt nghiệp, thủ thư chỉ cần tiến hành thao tác ghi nhận và xác minh sinh viên đã nộp khoá luận trực tiếp trên phần mềm thư viện. Đồng thời, ngay lập tức phần mềm quản lý đào tạo sẽ tự động xác nhận trạng thái hoàn thành nộp khoá luận của sinh viên đó. Điều này không chỉ tăng tính tiện lợi cho sinh viên bằng cơ chế hành chính 01 cửa của đơn vị giáo dục mà còn giảm đi các cơ chế thủ công không cần thiết.

Phần mềm quản lý thư viện trường học KIPOS đã tích hợp thành công phần lớn các hệ thống quản lý đào tạo, trong đó nổi bật có thể kể đến như ASC Education Solutions (Công ty CP Tiến Bộ Sài Gòn).

Nhập khẩu bạn đọc từ phần mềm quản lý đào tạo

Xác nhận nộp khoá luận trên phần mềm quản lý thư viện

Tích hợp giải pháp quản lý số lượng in và người dùng trên máy photocopty (Phần mềm quản lý in ấn)

Dịch vụ photocopy (sao chép tài liệu bản gốc) tại thư viện là 01 trong những dịch vụ được nhiều bạn đọc lựa chọn và thường sử dụng. Không chỉ tiện lợi, nhanh gọn mà còn có thể lưu giữ những nội dung mà bạn đọc quan tâm, nghiên cứu.

Tuy nhiên bên cạnh đó, chính vì tính tiện lợi và nhanh chóng của dịch vụ này cũng có những ảnh hưởng ngược lại cho thư viện. Nếu không có chính sách và cơ chế quản lý việc sao chép tài liệu thì sẽ khó kiểm soát được nội dung và khối lượng mà bạn đọc được phép in. Do đó, cần kiểm soát và chỉ định số lượng tối đa mà mỗi người dùng được phép in trên 1 tài liệu và trên tổng định mức của được phép in. Không chỉ vậy, vấn đề bản quyền của tài liệu là yếu tố cần chú trọng, bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của tác giả và vi phạm luật sở hữu trí tuệ.

Để quản lý việc in ấn của bạn đọc trên các máy photocopy thì cần có sự kết nối giữa phần mềm quản lý thư viện và phần mềm kiểm soát in ấn và quản lý người dùng trên máy photocopy. Phần mềm kiểm soát in ấn trên máy photo sẽ được liên kết đến User ID (mã người dùng/mã bạn đọc) trên phần mềm thư viện, khi người dùng sử dụng máy in sẽ cần nhập mã user hoặc quẹt thẻ sinh viên để sử dụng.

Mỗi người dùng sẽ được quản lý theo nhóm, mỗi nhóm sẽ có các chức năng giới hạn đã được thiết lập trên máy in (người quản trị cao nhất là Administrator mới có quyền thay đổi chức năng sử dụng và quyền truy cập các chức năng của máy photo).

Quản lý khối lượng in trên mỗi người dùng là chức năng chỉ định giới hạn khối lượng in cho mỗi người dùng trên máy photocopy. Nếu số lượng khối lượng in mà mỗi người dùng được chỉ định đạt mức tối đa, các lệnh in sẽ bị hủy và một thông báo cho biết khối lượng in đã đạt đến mức tối đa được hiển thị.

Hiện nay, phần mềm quản lý thư viện KIPOS sẵn sàng và hoàn toàn tích hợp được với các phần mềm kiểm soát in ấn và quản lý người dùng trên máy photocopy như RICOH Device Manager NX Accounting.

Giới hạn số lượng in cho và tổng số lượng in của mỗi người dùng trên máy in

Giới hạn chức năng sử dụng trên máy in

Tích hợp giải pháp thanh toán trực tuyến

Ngày nay, các hình thức thanh toán trực tuyến đã trở nên phổ biến, đa dạng hơn bao giờ hết, số lượng người lựa chọn sử dụng loại hình dịch vụ này càng tăng bởi tính tiện lợi của nó. Do đó, các đơn vị, tổ chức kinh doanh, dịch vụ đều ứng dụng loại hình thanh toán này. Thư viện là nơi cung cấp đa dạng các loại hình sản phẩm và dịch vụ cũng không nằm ngoài xu thế này.

Khi người sử dụng thư viện thực hiện thanh toán trực tuyến các dịch vụ có thu phí tại thư viện sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nhân lực cán bộ thư viện thực hiện giao dịch. Hạn chế việc thủ thư ghi nhận sai sót, nhầm lẫn các khoản giao dịch của bạn đọc. Bên cạnh đó, trải nghiệm của người dùng cũng được tối ưu hơn.

Giải pháp để quản lý việc thanh toán trực tuyến với các dịch vụ tại thư viện chính là tích hợp cổng thanh toán trực tuyến. Nhà trường hay cụ thể là phòng quản lý đào tạo sẽ quản lý thông tin thanh toán trực tuyến của sinh viên. Phần mềm quản lý thư viện sẽ có nhiệm vụ kết nối user bạn đọc với thông tin thanh toán của bạn đọc đó. Như vậy, khi bạn đọc sử dụng các dịch vụ có thu phí tại thư viện sẽ tuân thủ theo chính sách lưu thông và chính sách khoản phí trên phần mềm thư viện và được thanh toán trực tiếp với cổng thanh toán trực tuyến.

Phần mềm KIPOS đã và sẵn sàng tích hợp với các kênh thanh toán trực tuyến như Ngân lượng, Bảo kim, Napas247, Ví MoMo, OnePay, VTC Pay,…

Tóm lại, mọi hoạt động của thư viện đều hướng tới người dùng cuối là bạn đọc của thư viện. Bạn đọc chính là chủ thể của thư viện, chủ động trải nghiệm và khai thác các dịch vụ mà thư viện cung cấp. Do đó, việc tối ưu cũng như tự động hoá hệ thống thư viện là điều tất yếu để đem đến những trải nghiệm tối ưu cho người dùng, nâng tầm chất lượng quy mô thư viện.

khangtt

T8/2022

Fanpage: https://www.facebook.com/HienDaiCompany/

Phone: 024.2210.7136

Contact: hiendaisoftware@gmail.com.vn

Address: Tầng 6, Toà VG Building, số 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội